دفتر يومية Excel

دفتر اليومية يعتبر من أهم مراحل الدورة المحاسبية , لأن كل مراحل الدورة المحاسبية مبنية على مرحلة قيود دفتر اليومية , لذا سنتعرف في هذا الدرس على كيفية عمل دفتر يومية عن طريق برنامج Excel




يمكنك تحميل ملف الشرح من خلال هذا الرابط : دفتر يومية Excel


في البداية سنقوم بعمل الأعمدة الأساسية وهي :

- رقم القيد

- التاريخ

- البيان

- القيد

- المبلغ

دفتر يومية Excel





سنقوم بعد ذلك بكتابة الحسابات التي نستخدمها في القيود ( سنقوم بكتابة 6 حسابات فقط لتوضيح الفكرة وبنفس الطريقة يمكنك كتابة الحسابات التي تريدها ) وهي :

- الصندوق

- البنك

- الأثاث

- السيارات

- المبيعات

- المشتريات

دفتر يومية Excel





سنقوم الأن بعمل بعض قيود اليومية ( سنقوم بكتابة 5 قيود فقط لتوضيح الفكرة وبنفس الطريقة يمكنك كتابة القيود التي تريدها ) .

دفتر يومية Excel





لاحظ أنه لابد أن تكون أسماء الحسابات المستخدمة في قيود اليومية مطابقة تماما لأسماء الحسابات الموجودة في الأعمدة المختصة للحسابات حتى تكون نتيجة المعادلات التي سنستخدمها بعد ذلك صحيحة , لتفادي هذا الخطأ يمكنك عمل قائمة منسدلة بها أسماء الأعمدة واختيار اسم الحساب بدلا من كتابته يدويا .



لعمل قائمة منسدلة قم بعمل الخطوات التالية :


- قم بتحديد النطاق الذي يتم كتابة الحسابات المستخدمة في قيود اليومية داخله وهو النطاق D3:E7

- اذهب إلى التبويب Data ثم اضغط على Data Validation

- من قائمة Allow اختر List

- في المربع Source اضغط على المربع الصغير الموجود بداخله سهم لأعلى ثم قم بتحديد كل أسماء الحسابات في الأعمدة المختصة بالحسابات .

- اضغط على زر OK


ملحوظة : يمكنك التعرف على كيفية عمل قائمة منسدلة بالتفصيل من خلال هذا الدرس : كيفية عمل قائمة منسدلة في Excel

دفتر يومية Excel





الأن يمكنك اختيار اسم الحساب من القائمة المنسدلة بدلا من كتابته يدويا .

دفتر يومية Excel





الأن يجب أن يذهب مبلغ كل حساب في قيد اليومية إلى العمود المختص في الحساب , على سبيل المثال في قيد اليومية الأول حساب الأثاث مدين بمبلغ 5000 وحساب الصندوق دائن بمبلغ 5000 لذا يجب أن نضع 5000 في الجانب المدين من حساب الأثاث ونضع 5000 في الجانب الدائن من حساب الصندوق .

دفتر يومية Excel





طبعا مع كثرة قيود اليومية عملية وضع المبالغ يدويا في الأماكن المخصصة لها في كل حساب لابد أن يكون هناك أخطاء , لتفادي هذا الخطا سنقوم بعمل معادلتين في كل حساب , الهدف من هذه المعادلات هو ترحيل مبلغ القيد إلى الجانب المدين أو الدائن للعمود المختص باسم الحساب .



المعادلة الأولي في الجانب المدين من الحساب : تقوم المعادلة بالتحقق هل اسم الحساب مطابق لاسم الحساب في قيد اليومية أم لا , اذا كان مطابق تضع المبلغ واذا كان غير مطابق تضع صفر .

=IF($H$1=D3,F3,0)

لاحظ أن :

- الخلية H1 هي الخلية المكتوب داخلها اسم الحساب وهذا سيظل ثابت لن يتغير عند سحب المعادلة للأسفل .

- الخلية D3 هي الخلية المكتوب داخلها اسم الحساب في الجانب المدين من قيد اليومية .

- الخلية F3 هي الخلية المكتوب داخلها المبلغ في الجانب المدين من قيد اليومية .



ملحوظة :

- يمكنك التعرف على دالة IF من خلال هذا الدرس : دالة IF

- يمكنك التعرف على كيفية تثبيت خلية في المعادلة من خلال هذا الدرس : تثبيت خلية Excel

دفتر يومية Excel




المعادلة الثانية في الجانب الدائن من الحساب : تقوم المعادلة بالتحقق هل اسم الحساب مطابق لاسم الحساب في قيد اليومية أم لا , اذا كان مطابق تضع المبلغ واذا كان غير مطابق تضع صفر .

=IF($H$1=E3,G3,0)

لاحظ أن :

- الخلية H1 هي الخلية المكتوب داخلها اسم الحساب وهذا سيظل ثابت لن يتغير عند سحب المعادلة للأسفل .

- الخلية E3 هي الخلية المكتوب داخلها اسم الحساب في الجانب الدائن من قيد اليومية .

- الخلية G3 هي الخلية المكتوب داخلها المبلغ في الجانب الدائن من قيد اليومية .

دفتر يومية Excel





الأن بعد اختيار اسم الحساب في الجانب المدين والدائن من قيد اليومية وكتابة المبلغ في الجانب المدين والدائن سيتم ترحيل هذا المبلغ في الجانب المدين أو الدائن في العمود المخصص للحساب أوتوماتيكيا .




في النهاية سنقوم بجمع الجانب المدين والدائن في كل حساب .

دفتر يومية Excel