حساب ساعات العمل في Excel

حساب ساعات العمل من العمليات الأساسية فى أى مؤسسة , وطبعا يمكنك استخدام برنامج Excel لحساب ساعات العمل بمنتهى السهولة كما سنرى فى هذا الدرس .




الجدول التالى يحتوى على :

- الاسم Name

- وقت بداية العمل Time in

- وقت نهاية العمل Time out

- ساعات العمل Working Hours

حساب ساعات العمل في Excel




قبل كتابة الوقت سنقوم بتغيير تنسيق الخلايا التى سيتم كتابة الوقت بها إلى تنسيق الوقت لكى نضمن أن برنامج Excel سيقوم بالتعامل معها بصورة صحيحة .


- قم بتحديد النطاق B2:C6

- قم بالضغط بزر الماوس الأيمن واختيار Format Cells من القائمة المختصرة .

- فى الجانب الأيسر قم بالضغط على Custom

- فى الجانب الأيمن قم باختيار hh:mm AM/PM

- اضغط على OK

حساب ساعات العمل في Excel




- قم بتحديد النطاق D2:D6

- قم بالضغط بزر الماوس الأيمن واختيار Format Cells من القائمة المختصرة .

- فى الجانب الأيسر قم باختيار Custom

- فى الجانب الأيمن قم باختيار hh:mm

- اضغط على OK

حساب ساعات العمل في Excel




قم الأن بكتابة وقت بداية العمل Time in ووقت نهاية العمل Time out لكل عامل .

حساب ساعات العمل في Excel




سنقوم الأن بكتابة معادلة حساب ساعات العمل وهى باختصار عبارة عن طرح وقت بداية العمل من وقت نهاية العمل :

=C2-B2

حساب ساعات العمل في Excel




حتى الأن تبدو الأمور جيدة , لكن هناك مشكلة , وهى أننا افترضنا أن العامل يبدأ وينتهى عمله فى نفس اليوم , سنفترض الأن أن العامل ممكن أن يبدأ عمله فى أى وقت من اليوم وينتهى من عمله فى اليوم التالى .

حساب ساعات العمل في Excel




كما رأيت لم يستطيع برنامج Excel تنفيذ المعادلة للعامل الأول Ahmed والعامل الثالث Kareem , لمعرفة السبب تابع معى باقى الشرح .


برنامج Excel يتعامل مع الوقت داخليا على هيئة رقم تسلسلى Serial Number ما بين 0 و 1 كما هو موضح فى الجدول التالى الذى يحتوى على بعض أمثلة من الوقت والرقم التسلسلى المقابل لها .

حساب ساعات العمل في Excel




نعود الأن إلى مثالنا , بالنسبة للعامل الأول Ahmed سيتم تنفيذ المعادلة كالتالى :

=C2-B2

=0.125-0.75

=-0.625

النتيجة 0.625- أى رقم أقل من الصفر , وهذه هى المشكلة لأنه كما ذكرنا سابقا أن الوقت يتم تمثيله برقم تسلسلى ما بين 0 و 1 لذا لحل هذه المشكلة سنقوم باضافة 1 على وقت انتهاء العمل كالتالى :

=C2+1-B2

=1+0.125-0.75

=1.125-0.75

=0.375

النتيجة 0.375 وهو الرقم التسلسلى للوقت 09:00 وفعلا الفرق بين وقت بداية العمل ووقت نهاية العمل هو 9 ساعات .


ونفس الشئ بالنسبة للعامل الثالث Kareem ستكون المعادلة هى :

=C4+1-B4

=1+0.375-0.875

=1.375-0.875

=0.5


النتيجة 0.5 وهو الرقم التسلسلى للوقت 12:00 وفعلا الفرق بين وقت بداية العمل ووقت نهاية العمل هو 12 ساعة .


طبقا لذلك سنقوم بتعديل المعادلة السابقة باستخدام دالة IF كالتالى :

=IF(C2>=B2,C2-B2,C2+1-B2)

حساب ساعات العمل في Excel



توضيح المعادلة :

- اذا كان وقت نهاية العمل أكبر من أو يساوى وقت بداية العمل سيتم تنفيذ المعادلة التالية :

=C2-B2

- اذا كان وقت نهاية العمل أصغر من وقت بداية العمل سيتم تنفيذ المعادلة التالية :

=C2+1-B2