سنتعرف في هذا الدرس على كيفية اجبار المستخدم على ادخال البيانات وفقا لشروط معينة في برنامج Excel , على سبيل المثال سنفترض أننا نريد ادخال كود المنتج واسم المنتج , ولكن نريد أن يكون كود المنتج مطابق للشروط الثلاثة التالية :
- أن يكون مكون من 4 خانات .
- يبدأ بحرف C
- يليه 3 أرقام .
على سبيل المثال C248 - C367 - C941
قم بتحديد النطاق الذي سيتم ادخال كود المنتج به وليكن مثلا النطاق A2:A15
اذهب إلى التبويب Data ثم اضغط على Data Validation
سيظهر مربع حوار Data Validation , في التبويب Settings قم بعمل الخطوات التالية :
- من قائمة Allow اختر Custom
- في مربع النص Formula اكتب المعادلة التالية :
AND(LEN(A2)=4,LEFT(A2,1)="C",ISNUMBER(VALUE(RIGHT(A2,3))))
المعادلة السابقة ستقوم بإستخدام دالة AND لإختبار الثلاثة شروط التالية :
- أن يكون مكون من 4 خانات : من خلال دالة LEN التي سترجع عدد حروف النص .
- يبدأ بحرف C : من خلال دالة LEFT التي سترجع أول حرف من جهة اليسار في النص .
- يليه 3 أرقام : من خلال دالة ISNUMBER ودالة VALUE ودالة RIGHT كالتالي :
دالة RIGHT سترجع أخر 3 حروف في النص من جهة اليمين .
دالة VALUE ستقوم بتحويل الحروف التي سترجعها دالة RIGHT من رقم على شكل نص إلى رقم .
دالة ISNUMBER ستختبر القيمة التي سترجعها دالة VALUE هل هي رقم أم لا .
طبقا لذلك سيكون هناك احتمالين وهما :
- اذا كانت الثلاثة شروط صحيحة سترجع دالة AND القيمة TRUE وبالتالي سيقبل برنامج Excel القيمة التي أدخلها المستخدم .
- اذا كان أحد الثلاثة شروط أو أكثر خطأ سترجع دالة AND القيمة FALSE وبالتالي سيرفض برنامج Excel القيمة التي أدخلها المستخدم .
لاحظ أن برنامج Excel سيقوم بنسخ المعادلة السابقة في باقي الخلايا حتى الخلية A15 كالتالي :
AND(LEN(A2)=4,LEFT(A2,1)="C",ISNUMBER(VALUE(RIGHT(A2,3))))
AND(LEN(A3)=4,LEFT(A3,1)="C",ISNUMBER(VALUE(RIGHT(A3,3))))
...
...
AND(LEN(A15)=4,LEFT(A15,1)="C",ISNUMBER(VALUE(RIGHT(A15,3))))
ملحوظة :
- يمكنك التعرف على أساسيات كتابة المعادلات من خلال هذا الدرس : كيفية عمل معادلات Excel
- يمكنك التعرف على دالة AND من خلال هذا الدرس : دالة AND
- يمكنك التعرف على دالة LEN من خلال هذا الدرس : دالة LEN
- يمكنك التعرف على دالة LEFT من خلال هذا الدرس : دالة LEFT
- يمكنك التعرف على دالة ISNUMBER من خلال هذا الدرس : دالة ISNUMBER
- يمكنك التعرف على دالة VALUE من خلال هذا الدرس : دالة VALUE
- يمكنك التعرف على دالة RIGHT من خلال هذا الدرس : دالة RIGHT
الأن سنقوم بضبط اعدادات رسالة الخطأ التي ستظهر للمستخدم عند ادخال قيمة غير مطابقة للشروط الثلاثة , افتح التبويب Error Alert ثم قم بعمل الخطوات التالية :
- من قائمة Style اختر Stop
- في مربع النص Title اكتب عنوان رسالة الخطأ .
- في مربع النص Error message اكتب نص رسالة الخطأ .
- اضغط على زر OK
الأن اذا قام المستخدم بإدخال قيمة غير مطابقة للشروط الثلاثة سيرفض برنامج Excel هذه القيمة وستظهر له رسالة خطأ .